Printabonnementen & Servicecontracten

Op veel merken printers en MFP’s (Multi-Functional printer’s) kan tegenwoordig een printabonnement of servicecontract afgesloten worden. Dit heeft vaak als voordeel dat de afdrukprijs lager wordt en service en garantie op de printer of MFP is inbegrepen. Hoe meer afdrukken er worden gemaakt, hoe lager de kosten per afdruk zijn. Er zijn veel soorten printabonnementen en servicecontracten te krijgen. Daarom is het erg belangrijk goed te inventariseren waarvoor de printer of MFP wordt gebruikt en in welke hoeveelheid er wordt gescand en geprint. Mocht u hulp nodig hebben bij deze inventarisatie, neem dan gerust contact op met een van onze Document Solutions specialisten.

Printabonnement

Vaak worden op kleine kantoorprinters printabonnementen afgesloten worden. Benodigde toners en andere supplies worden dan automatisch vanuit de fabrikant verstuurd. Dit heeft als voordeel dat toners goedkoper zijn dan via het reguliere circuit. In een printabonnement kan een volume afdrukken per maand in kleur en zwart/wit worden vastgelegd. Maar dit is ook mogelijk op basis van “nul-volume”. Bij een nul-volume betaal je alleen wat daadwerkelijk is afgedrukt. Weet u zeker dat er iedere maand bijvoorbeeld, 500 afdrukken zwart worden geprint en 200 afdrukken kleur, dan is het aan te raden dit volume vast te leggen. Dit komt omdat er met staffel wordt gerekend bij een hoger afdrukvolume. Hoe meer u print, hoe lager de prijs per afdruk wordt. Meer afdrukken worden dan per kwartaal na-berekend.

Servicecontract

Is een organisatie afhankelijk van een printer of MFP en is stilstand van de machine een no-go. Dan is een servicecontract een middel om risico’s af te dekken. In een servicecontract wordt niet alleen opgenomen dat de toners en supplies van de machine automatisch geleverd. Maar wordt ook het onderhoud op de machine aan de hand van een SLA (Service Level Agreement) afgesloten. In deze SLA worden bepaalde garantie gegeven voor het tijdig geven van service en support bij calamiteiten. In de meeste gevallen is dit support binnen 8 kantooruren. In de praktijk zijn we vaak binnen enkele uren op locatie. Net zoals bij een printabonnement kan er een bepaald volume worden opgenomen in het servicecontract of worden gekozen voor een nul-volume. Bij een nul-volume wordt standaard een abonnement afgesloten voor de service. de service kan met enkele euro’s per maand al worden afgedekt. Dit is afhankelijk van het type machine.